piątek, 28 czerwca 2013

Zarządzaj czasem bez presji czasu!



     W jednym z moich wpisów pisałam o rutynowych zajęciach, które realizuję każdego dnia i które wpływają na mój rozwój i samodoskonalenie się. Niekiedy zdarza się tak, że pojawiają się inne, ważniejsze zajęcia, które muszę na daną chwilę zrealizować a na bok odstawić te zadania, którymi zajmowałam się do tej pory.


W ciągu ostatnich dwóch tygodni  zadecydowałam się zawiesić moją  „rozwojową rutynę” na rzecz zaliczeń na studiach. Postanowiłam, że na jakiś czas odpuszczę sobie naukę języków, sport i czytanie książek by móc poświęcić cały mój wolny czas na realizację projektów. Myślałam, że świadomość tego ile naliczy mi się powtórek z SuperMemo, czy stos książek do przeczytania nie będzie mi dawać spokoju i projekty zrobię byle jak tylko po to, by zrealizować zaległe zadania. Ale wiecie co? Stwierdziłam, że nie można się przejmować na zapas. Powtórki, owszem, naliczą się (obecnie jest ich ok. 300 łącznie
z angielskiego i hiszpańskiego), książki czekają na półce, a nowa rozpiska z ćwiczeniami wisi na tablicy korkowej. Wszystko czeka na swój odpowiedni moment. 


Pamiętam sesję zimową, podczas której realizowałam projekty, uczyłam się języków, biegałam, czytałam książki. Nie byłam zadowolona z efektów w każdej z tych dziedzin. Projekty wg mnie mogłam zrobić lepiej gdybym poświęciła im więcej czasu.  Języków uczyłam się „na szybko” bo przecież kolejne zadania czekały na realizację. Podczas biegania nie mogłam psychicznie odpocząć, tylko myślałam o tym co mam jeszcze do zrobienia. W efekcie byłam przemęczona i sfrustrowana, że nie daję sobie rady z kilkoma zadaniami do wykonania a inni przecież potrafią wszystko ogarnąć.


Fajnie jest produktywnie wykorzystać każdy dzień, ale niekiedy natłok zadań może nas podłamać i wtedy nie przykładamy się do nich w 100 %. Przychodzi czas gdzie trzeba wybrać, które zadania są ważniejsze do wykonania w danym czasie. Nie mówię tu
o sytuacji gdzie np. z lenistwa odpuszczamy sobie na tydzień czy dłużej zadania związane z samorozwojem. Chodzi mi bardziej o okoliczności gdzie pojawiają się nowe cele, które musimy zrealizować tu i teraz i to na 100%. Wydaje mi się, że w takim przypadku kluczem do sukcesu jest tutaj właściwe określenie celów na najbliższy czas oraz świadome i praktyczne zarządzanie swoim czasem. 


     Na co dzień korzystam
z planu dnia gdzie wypisuję rutynowe zadania do wykonania
i sprawy do załatwienia. Służy mi do tego zwykły kalendarz książkowy. Prócz niego na mojej tablicy korowej zamieszczam ważne dla mnie informacje jak: spis zjazdów, plan zajęć, rozpiska do biegania i ćwiczeń fizycznych itp. Często stosuję przypomnienia w telefonie oraz samoprzylepne, kolorowe karteczki. Obecnie pracuję w firmie, która nie ma nic wspólnego z moim kierunkiem studiów, dlatego wszelkie rozwojowe czynności oraz zdobywanie umiejętności potrzebnych na studiach (np. nauka programu komputerowego do projektowania) realizuję po godzinach pracy. Do tego dochodzi dorywcza praca w niektóre popołudnia. Poza rutynowymi zadaniami staram się na bieżąco realizować projekty na studia, przygotowywać się na każdy zjazd, pamiętać o chwilach dla siebie, pielęgnacji, relaksie, o hobby. Sami widzicie, że codziennych zadań jest sporo i może się z tego stworzyć bardzo produktywny dzień. 


Jak zarządzam swoim czasem? Oto mój sposób:


   1) Pod koniec tygodnia przeglądam kalendarz oraz sprawdzam jakie drobne i większe zadania  udało mi się przez ten tydzień zrealizować

   2) Sprawdzam plan zajęć, notatki ze studiów, określam jakie zadania ze studiów chcę zrealizować w nadchodzącym tygodniu, na jakie zajęcia muszę coś przygotować

   3) Rozpisuję na każdy dzień rutynowe czynności: lekcje z SuperMemo, strony z książek językowych jakie chcę przerobić, ćwiczenia fizyczne.

  4) Zaznaczam dni podczas których przeznaczam kilka chwil dla siebie na drobne przyjemności i zadbanie o siebie (peeling, maseczka, manicure itp.)

     5)  Ponad to określam sobie jeden cel tygodniowy nie związany z rutynowymi czynnościami czy ze studiami, a przybliżający mnie do spełnienia moich marzeń np. dopracowanie CV, poszukanie ofert pracy, przejrzenie katalogów biur podróży itd.


Oczywiście robię te wszystkie zapiski biorąc pod uwagę to, na którą godzinę mam do pracy ( jeśli np. mam na 9, to część obowiązków mogę wykonać rano przed wyjściem
z domu), w które popołudnia będę dorywczo pracować, kiedy wracam później z pracy itd. Dlatego mimo określonego planu i powtarzających się zadań każdy dzień wygląda inaczej. 


Jednak przychodzi czas np. sesji czy zwiększonych obowiązków w pracy, kiedy nie można wszystkiego pogodzić. Trzeba z czegoś na jakiś czas zrezygnować by móc
w pełni zrealizować bardziej naglące zadania.
W takim okresie muszę ocenić zadania jakie przede mną stoją i sklasyfikować je. Tutaj przydaje się macierz Eisenhower’a, według której zadania podzielone są na:


I. ważne i pilne – które musimy zrealizować jak najszybciej, tzw. sytuacje kryzysowe

II. ważne ale nie pilne – często związane z samodoskonaleniem się, z własnym rozwojem, takie które możemy rozplanować w czasie

III. pilne i mało ważne – wykonanie telefonu, udział w spotkaniu, zapłacenie rachunków

IV. mało ważne i mało pilne – zadania poprzez które marnujemy swój czas jak oglądanie TV, granie w gry komputerowe itp.


Dzięki takiemu podziałowi widzę na jakich zadaniach muszę skupić się w najbliższym czasie, a których realizację mogę odłożyć na później.


Więcej o macierzy Eisenhower’a możecie przeczytać tutaj i tu.




Niedługo czeka mnie kilkudniowy urlop podczas którego mam zamiar dokończyć projekty
i powrócić do samodoskonalenia się. Ktoś może powiedzieć, że rezygnuję z samorozwoju na rzecz innych zadań i nie potrafię mądrze podzielić sobie czasu, tak bym mogła zrealizować wszystko. Jednak ja wolę teraz skupić się na tym co jest dla mnie ważne
i spokojnie zaliczyć sesję na dobrym  poziomie . W końcu studia to również jedno
z możliwości samodoskonalenia się. Nie chcę realizować wielu rzeczy na raz bo wiem, że
w moim przypadku to się nie sprawdza. Czuję wtedy presję czasu, jestem podenerwowana
i nie skupiam się na tym by zrealizować dane zadanie, ale myślę o tym ile mam jeszcze do zrobienia.



Zarządzając swoim czasem
i opracowując plany dnia czy tygodnia często korzystam
z następujących materiałów:

- kalendarz ścienny na cały miesiąc - dzięki niemu można zaznaczyć ważne daty w danym miesiącu, widzimy ile czasu nam pozostało na realizację danego zadania

- kalendarz książkowy - możemy w nim szczegółowo wypisać cele i podzielić je na mniejsze zadania, określić terminy ich wykonania, ja mam taki gdzie jeden dzień zajmuje całą stronę i jest podzielony na godziny, co jest bardzo wygodne i przejrzyste

- notatnik - do zapisywania wszystkiego co tylko nam przyjdzie do głowy, robienia list, spisywania pomysłów, ważnych terminów, dzięki niemu odciążysz głowę od tego wszystkiego co musisz pamiętać

- kolorowe zakreślacze i długopisy - wg kolorów możemy podzielić ważność zadań np. czerwone to te, które musimy zrobić w pierwszej kolejności a mniej naglące to np. zielone

- samoprzylepne karteczki - do zaznaczania ważnych stron w notatkach, kalendarzu, zapisywania terminów, możemy je przykleić na lustrze czy ekranie komputera

- tablica korkowa na której możemy umieścić rachunki do zapłacenia, plany zjazdów, rozpiski ćwiczeń, ważne telefony, terminy wizyt u lekarza, recepty itp


Pamiętajmy, że każdy z nas może opracować metodę planowania i zarządzania czasem dopasowaną do własnych potrzeb, stylu życia, wykonywanej pracy, charakteru, zainteresowań i celów jakie chce zrealizować. Ja przy planowaniu staram się pamiętać o kilku zasadach:

  •  opracuj plan na dany tydzień biorąc pod uwagę wszelkie aspekty twojego życia jak praca, obowiązki rodzinne, szkoła/studia, hobby, kontakty międzyludzkie,

  •  realizację zadań zaczynaj od tych najtrudniejszych, ich wykonanie sprawi Ci satysfakcję i doda pewności siebie,

  •  pamiętaj, że zawsze mogą pojawić się okoliczności na które nie masz wpływu, dlatego jeśli coś pokrzyżuje Twoje plany zmień je jeśli możesz, przesuń godzinę lub termin realizacji,  

  •  bądź elastyczny i otwarty na otoczenie, nie musisz sztywno realizować wszystkich zamierzeń, bądź spontaniczny,

  •  fajnie jest mieć hobby, osiągać cele, ale przy planowaniu nie zapominaj o kontaktach z najbliższymi, wygospodaruj czas na spotkania ze znajomymi,

  •  dopasuj ilość zadań do swoich możliwości, jeśli wesz, że w pracy czeka Cię ciężki dzień, możesz zaplanować mniej zadań jakie będziesz wykonywać po pracy,

  •  zadania wymagające większej uwagi i czasu podziel na mniejsze, w miarę możliwości daj sobie czas na ich realizację, w tydzień nie przerobisz całej książki do angielskiego czy też nie przygotujesz się do maratonu,

  •  poza celami i marzeniami do zrealizowania zwróć uwagę na to by mieć również czas na małe przyjemności, relaks i odpoczynek.


Miał być krótki post o grupowaniu zadań według ważności a wyszedł mi troszkę dłuższy
o zarządzaniu czasem :) Ciekawa jestem jak Wy planujecie swoje zadania i zarządzacie czasem. 


2 komentarze:

  1. Właśnie ostatnio pisałam o tym temacie u siebie. Ja co tydzień ustalam sobie priorytety na następny, by mieć rozeznanie we wszystkich sprawach, jakie się pojawiają, czy też jakie są tymi 'stałymi'. Zazwyczaj bywa tak, że priorytety przez większość tygodni są niezmienne, jednak jak i Ty dobrze zauważyłaś - czasem trzeba je troszkę poprzestawiać, bo pojawiają się zupełnie nowe okoliczności. Tak czy inaczej mimo, że znam mnóstwo metod organizacji i zarządzania czasem, stawiam na metody wysoko sprawdzone, niezawodne i nietechniczne ;) uwielbiam swój kalendarzyk podręczny w małym formacie A4 ;) mieści wszystko czego potrzebuję, nie zadaje zbędnych pytań i zawsze słucha co do niego mówię ;)

    Pozdrawiam!

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. "Kalendarzyk podręczny małym formacie A4"? haha ;) ja mam jeszcze mniejszy i też się dobrze sprawdza. Plany planami, zapiski zapiskami ale masz rację, że niekiedy trzeba je poprzestawiać. Dlatego wg mnie głównie w stosunku do stałych czynności nie ma co się spinać jeśli je troszkę przesuniemy ;)Na Twojego bloga już zajrzałam i zapewne nie raz do niego wrócę :) Pozdrawiam

      Usuń