piątek, 28 czerwca 2013

Zarządzaj czasem bez presji czasu!



     W jednym z moich wpisów pisałam o rutynowych zajęciach, które realizuję każdego dnia i które wpływają na mój rozwój i samodoskonalenie się. Niekiedy zdarza się tak, że pojawiają się inne, ważniejsze zajęcia, które muszę na daną chwilę zrealizować a na bok odstawić te zadania, którymi zajmowałam się do tej pory.


W ciągu ostatnich dwóch tygodni  zadecydowałam się zawiesić moją  „rozwojową rutynę” na rzecz zaliczeń na studiach. Postanowiłam, że na jakiś czas odpuszczę sobie naukę języków, sport i czytanie książek by móc poświęcić cały mój wolny czas na realizację projektów. Myślałam, że świadomość tego ile naliczy mi się powtórek z SuperMemo, czy stos książek do przeczytania nie będzie mi dawać spokoju i projekty zrobię byle jak tylko po to, by zrealizować zaległe zadania. Ale wiecie co? Stwierdziłam, że nie można się przejmować na zapas. Powtórki, owszem, naliczą się (obecnie jest ich ok. 300 łącznie
z angielskiego i hiszpańskiego), książki czekają na półce, a nowa rozpiska z ćwiczeniami wisi na tablicy korkowej. Wszystko czeka na swój odpowiedni moment. 


Pamiętam sesję zimową, podczas której realizowałam projekty, uczyłam się języków, biegałam, czytałam książki. Nie byłam zadowolona z efektów w każdej z tych dziedzin. Projekty wg mnie mogłam zrobić lepiej gdybym poświęciła im więcej czasu.  Języków uczyłam się „na szybko” bo przecież kolejne zadania czekały na realizację. Podczas biegania nie mogłam psychicznie odpocząć, tylko myślałam o tym co mam jeszcze do zrobienia. W efekcie byłam przemęczona i sfrustrowana, że nie daję sobie rady z kilkoma zadaniami do wykonania a inni przecież potrafią wszystko ogarnąć.


Fajnie jest produktywnie wykorzystać każdy dzień, ale niekiedy natłok zadań może nas podłamać i wtedy nie przykładamy się do nich w 100 %. Przychodzi czas gdzie trzeba wybrać, które zadania są ważniejsze do wykonania w danym czasie. Nie mówię tu
o sytuacji gdzie np. z lenistwa odpuszczamy sobie na tydzień czy dłużej zadania związane z samorozwojem. Chodzi mi bardziej o okoliczności gdzie pojawiają się nowe cele, które musimy zrealizować tu i teraz i to na 100%. Wydaje mi się, że w takim przypadku kluczem do sukcesu jest tutaj właściwe określenie celów na najbliższy czas oraz świadome i praktyczne zarządzanie swoim czasem. 


     Na co dzień korzystam
z planu dnia gdzie wypisuję rutynowe zadania do wykonania
i sprawy do załatwienia. Służy mi do tego zwykły kalendarz książkowy. Prócz niego na mojej tablicy korowej zamieszczam ważne dla mnie informacje jak: spis zjazdów, plan zajęć, rozpiska do biegania i ćwiczeń fizycznych itp. Często stosuję przypomnienia w telefonie oraz samoprzylepne, kolorowe karteczki. Obecnie pracuję w firmie, która nie ma nic wspólnego z moim kierunkiem studiów, dlatego wszelkie rozwojowe czynności oraz zdobywanie umiejętności potrzebnych na studiach (np. nauka programu komputerowego do projektowania) realizuję po godzinach pracy. Do tego dochodzi dorywcza praca w niektóre popołudnia. Poza rutynowymi zadaniami staram się na bieżąco realizować projekty na studia, przygotowywać się na każdy zjazd, pamiętać o chwilach dla siebie, pielęgnacji, relaksie, o hobby. Sami widzicie, że codziennych zadań jest sporo i może się z tego stworzyć bardzo produktywny dzień. 


Jak zarządzam swoim czasem? Oto mój sposób:


   1) Pod koniec tygodnia przeglądam kalendarz oraz sprawdzam jakie drobne i większe zadania  udało mi się przez ten tydzień zrealizować

   2) Sprawdzam plan zajęć, notatki ze studiów, określam jakie zadania ze studiów chcę zrealizować w nadchodzącym tygodniu, na jakie zajęcia muszę coś przygotować

   3) Rozpisuję na każdy dzień rutynowe czynności: lekcje z SuperMemo, strony z książek językowych jakie chcę przerobić, ćwiczenia fizyczne.

  4) Zaznaczam dni podczas których przeznaczam kilka chwil dla siebie na drobne przyjemności i zadbanie o siebie (peeling, maseczka, manicure itp.)

     5)  Ponad to określam sobie jeden cel tygodniowy nie związany z rutynowymi czynnościami czy ze studiami, a przybliżający mnie do spełnienia moich marzeń np. dopracowanie CV, poszukanie ofert pracy, przejrzenie katalogów biur podróży itd.


Oczywiście robię te wszystkie zapiski biorąc pod uwagę to, na którą godzinę mam do pracy ( jeśli np. mam na 9, to część obowiązków mogę wykonać rano przed wyjściem
z domu), w które popołudnia będę dorywczo pracować, kiedy wracam później z pracy itd. Dlatego mimo określonego planu i powtarzających się zadań każdy dzień wygląda inaczej. 


Jednak przychodzi czas np. sesji czy zwiększonych obowiązków w pracy, kiedy nie można wszystkiego pogodzić. Trzeba z czegoś na jakiś czas zrezygnować by móc
w pełni zrealizować bardziej naglące zadania.
W takim okresie muszę ocenić zadania jakie przede mną stoją i sklasyfikować je. Tutaj przydaje się macierz Eisenhower’a, według której zadania podzielone są na:


I. ważne i pilne – które musimy zrealizować jak najszybciej, tzw. sytuacje kryzysowe

II. ważne ale nie pilne – często związane z samodoskonaleniem się, z własnym rozwojem, takie które możemy rozplanować w czasie

III. pilne i mało ważne – wykonanie telefonu, udział w spotkaniu, zapłacenie rachunków

IV. mało ważne i mało pilne – zadania poprzez które marnujemy swój czas jak oglądanie TV, granie w gry komputerowe itp.


Dzięki takiemu podziałowi widzę na jakich zadaniach muszę skupić się w najbliższym czasie, a których realizację mogę odłożyć na później.


Więcej o macierzy Eisenhower’a możecie przeczytać tutaj i tu.




Niedługo czeka mnie kilkudniowy urlop podczas którego mam zamiar dokończyć projekty
i powrócić do samodoskonalenia się. Ktoś może powiedzieć, że rezygnuję z samorozwoju na rzecz innych zadań i nie potrafię mądrze podzielić sobie czasu, tak bym mogła zrealizować wszystko. Jednak ja wolę teraz skupić się na tym co jest dla mnie ważne
i spokojnie zaliczyć sesję na dobrym  poziomie . W końcu studia to również jedno
z możliwości samodoskonalenia się. Nie chcę realizować wielu rzeczy na raz bo wiem, że
w moim przypadku to się nie sprawdza. Czuję wtedy presję czasu, jestem podenerwowana
i nie skupiam się na tym by zrealizować dane zadanie, ale myślę o tym ile mam jeszcze do zrobienia.



Zarządzając swoim czasem
i opracowując plany dnia czy tygodnia często korzystam
z następujących materiałów:

- kalendarz ścienny na cały miesiąc - dzięki niemu można zaznaczyć ważne daty w danym miesiącu, widzimy ile czasu nam pozostało na realizację danego zadania

- kalendarz książkowy - możemy w nim szczegółowo wypisać cele i podzielić je na mniejsze zadania, określić terminy ich wykonania, ja mam taki gdzie jeden dzień zajmuje całą stronę i jest podzielony na godziny, co jest bardzo wygodne i przejrzyste

- notatnik - do zapisywania wszystkiego co tylko nam przyjdzie do głowy, robienia list, spisywania pomysłów, ważnych terminów, dzięki niemu odciążysz głowę od tego wszystkiego co musisz pamiętać

- kolorowe zakreślacze i długopisy - wg kolorów możemy podzielić ważność zadań np. czerwone to te, które musimy zrobić w pierwszej kolejności a mniej naglące to np. zielone

- samoprzylepne karteczki - do zaznaczania ważnych stron w notatkach, kalendarzu, zapisywania terminów, możemy je przykleić na lustrze czy ekranie komputera

- tablica korkowa na której możemy umieścić rachunki do zapłacenia, plany zjazdów, rozpiski ćwiczeń, ważne telefony, terminy wizyt u lekarza, recepty itp


Pamiętajmy, że każdy z nas może opracować metodę planowania i zarządzania czasem dopasowaną do własnych potrzeb, stylu życia, wykonywanej pracy, charakteru, zainteresowań i celów jakie chce zrealizować. Ja przy planowaniu staram się pamiętać o kilku zasadach:

  •  opracuj plan na dany tydzień biorąc pod uwagę wszelkie aspekty twojego życia jak praca, obowiązki rodzinne, szkoła/studia, hobby, kontakty międzyludzkie,

  •  realizację zadań zaczynaj od tych najtrudniejszych, ich wykonanie sprawi Ci satysfakcję i doda pewności siebie,

  •  pamiętaj, że zawsze mogą pojawić się okoliczności na które nie masz wpływu, dlatego jeśli coś pokrzyżuje Twoje plany zmień je jeśli możesz, przesuń godzinę lub termin realizacji,  

  •  bądź elastyczny i otwarty na otoczenie, nie musisz sztywno realizować wszystkich zamierzeń, bądź spontaniczny,

  •  fajnie jest mieć hobby, osiągać cele, ale przy planowaniu nie zapominaj o kontaktach z najbliższymi, wygospodaruj czas na spotkania ze znajomymi,

  •  dopasuj ilość zadań do swoich możliwości, jeśli wesz, że w pracy czeka Cię ciężki dzień, możesz zaplanować mniej zadań jakie będziesz wykonywać po pracy,

  •  zadania wymagające większej uwagi i czasu podziel na mniejsze, w miarę możliwości daj sobie czas na ich realizację, w tydzień nie przerobisz całej książki do angielskiego czy też nie przygotujesz się do maratonu,

  •  poza celami i marzeniami do zrealizowania zwróć uwagę na to by mieć również czas na małe przyjemności, relaks i odpoczynek.


Miał być krótki post o grupowaniu zadań według ważności a wyszedł mi troszkę dłuższy
o zarządzaniu czasem :) Ciekawa jestem jak Wy planujecie swoje zadania i zarządzacie czasem. 


środa, 19 czerwca 2013

Mówienie ludziom „nie” jest wspaniałą rzeczą, jest to część przebudzenia. I zrozum, to nie jest egoizm. Egoizmem jest wymaganie od innych, by żyli życiem, które akurat tobie wydaje się najwłaściwsze. To jest egoizm. Żyć swoim życiem nie jest egoizmem.

- Anthony de Mello

niedziela, 16 czerwca 2013

Pesymizm ---> Optymizm



   
źródło

  Dzwonek telefonu. Podnoszę słuchawkę, przedstawiam się, informuje do jakiej firmy dodzwonił się rozmówca i wtedy słyszę: "O jejku! Ale Pani smutna!"

    OK, przyznaję, w minionym tygodniu życie jakoś szczególnie mnie nie rozpieszczało. Jednak nie sądziłam, że nawet przez telefon można to tak odczuć. Postanowiłam, że jest do dobry  czas na popracowanie nad bardziej optymistycznym podejściem do życia, ludzi którzy mnie otaczają i sytuacji jakich doświadczam. Wiem, że w ciągu tych kilku dni nie zmieniłam całkowicie swojej postawy i nie do końca wypracowałam u siebie optymistycznego myślenia, jednak nadal nad sobą pracuję i pamiętam o zasadach
i założeniach jakie sobie wytyczyłam. 

Z natury jestem realistką. W trudnych chwilach, gdy przychodzi mi podjąć ważne decyzje, zazwyczaj zakładałam najgorsze, by w razie czego nie rozczarować się porażką,
a ewentualny pozytywny obrót spraw miło mnie zaskakiwał. Aby wypracować u siebie optymistyczną postawę podjęłam kilka kroków:

1. Analiza obecnego podejścia do życia: realizm + pesymizm. Zauważyłam, że porażka w danej sferze mojego życia przekłada się na inne aspekty i wytwarza negatywną reakcję łańcuchową np.: kiepski wynik na egzaminie na studiach powodował, że oceniałam się jako osobę leniwą, która beznadziejnie radzi sobie na studiach, do niczego się nie nadaje, nic w życiu nie osiągnie itp. W wyniku takiego podejścia mój zły humor spowodowany egzaminem przekładał się na obraz mnie jako pracownika, kobietę, wpływał na relacje z najbliższymi. Jedna, według mojego mniemania, wielka porażka, powodowała negatywne podejście do całego życia i każdej jego dziedziny oraz do mnie jako do osoby
i tak koło pesymizmu się toczyło. 

2. Dostrzeżenie "wewnętrznego krytyka": Cichy głos, który powtarzał mi za każdym razem, że cel jaki sobie obrałam nie powiedzie się, nie nadaję się, do tego by osiągnąć sukces i spełniać marzenia, nie zasługuję na szczęście i dostatek. Ten złośliwy głos również potęgował mój strach gdy np. popełniłam jakiś błąd w pracy, pokłóciłam się
z kimś. W głowie tworzył negatywne scenariusze. Nie pozwalał mi na to by dostrzec pozytywne aspekty wielu spraw, umniejszał sukcesy jakie do tej pory osiągnęłam.

3. Określenie zwrotów jakimi do tej pory się posługiwałam wobec własnej osoby
i moich planów
: "Nie uda mi się", "Ja się do tego nie nadaję", "Nie potrafię", "Nigdy", "Po co?"... Znacie to? Zauważyłam, że używam tych zwrotów i poprzez to nastawiam się na porażkę tuż przed przystąpieniem do działania.

Po tym jak przemyślałam swoje nastawienie wiedziałam już co jest nie tak w moim podejściu i mogłam opracować plan, który pozwolił by mi myśleć bardziej optymistycznie:


  • Znajdź złoty środek: W ciągu tygodnia nie zmienimy całkowicie swojego zachowania, nie będziemy z dnia na dzień beztroskim optymistą w różowych okularach, patatającym przez życie na różowym jednorożcu...dobra, wiem, wyobraźnia mnie poniosła ;) Przystępując do tego projektu zależało mi na tym by w pewien sposób wypośrodkować swoją postawę. Chciałam pozostać realistką, ale z bardziej optymistycznym podejściem do życia. W przypadku niepowodzenia starałam się dostrzec pozytywne aspekty w danej sytuacji i pamiętać o tym, że nie mam wpływu na wszystko. Czasem pojawiają sie okoliczności, których nie jestem w stanie przezwyciężyć, ale to nie powód by się obwiniać. Jednak z drugiej strony, jeśli przykładowo, oblałam egzamin, bo rzeczywiście nie przyłożyłam się do nauki, to nie mogę zrzucić winy na egzaminatora, beznadziejne pytania na teście czy złe samopoczucie.

  • Ucisz "wewnętrznego krytyka" lub zmień go w swego najlepszego trenera: Ten złośliwy głos, który wciąż powtarza, że do czegoś się nie nadajesz w cale nie pomaga Ci w osiągnięciu celu czy realizacji marzeń. Ucisz go! Gdy w trudnej sytuacji pojawiały się w mojej głowie słowa zwątpienia lub negatywne myśli, od razu starałam się znaleźć plusy sytuacji w jakiej się znalazłam lub przypomnieć sobie moje ostatnie sukcesy. Takie podejście na prawdę pomaga!  Mój "wewnętrzny krytyk" powoli znika. Zrozumiałam, że to ja jestem swoim najlepszym doradcą i trenerem. Jeśli nie będę wierzyć we własną siłę i możliwości, nikt tego za mnie nie zrobi.

  • Pozbądź się negatywnych zwrotów i zastąp je pochwałami: Zamiast mówić: "Nie uda mi się" powiedz: "Jeśli się postaram, osiągnę ten cel". Już nie zakładam z góry, że mi się nie powiedzie. Jeśli się nie przekonam, jeśli nie spróbuję, to nigdy się nie dowiem czy jestem w stanie osiągnąć zamierzony cel. Takie negatywne zwroty tylko nas przybijają i hamują w podejmowaniu działania od razu skazując nas na porażkę. Dlatego warto zastąpić je pochwałami, motywacyjnymi zwrotami lub afirmacjami.

Wyżej przedstawiłam trzy główne aspekty na których skupiłam się w minionym tygodniu. Ponadto określiłam kilka zasad według których chciałam bym postępować i wypracować
w sobie optymistyczną postawę:

źródło

I. Nawet w porażce znajdź cos optymistycznego, coś co może Cię nauczyć lepszego podejścia do siebie. Wyciągnij z tego lekcję i działaj dalej.

II. Nie nakręcaj się na porażkę. Jeden błąd czy potknięcie nie sprawi, że w innych dziedzinach, życia również Ci się nie powiedzie.

III. Zaczynaj dzień od uśmiechu. Tak po prostu. 

IV. Wysypiaj się. 

V. Otaczaj się pozytywnymi ludźmi i nie daj się wciągnąć w pesymistyczne dyskusje wiecznych "narzekaczy".

VI. Nie rozpamiętuj przeszłości. Jej już nie zmienisz, ale masz wpływ na to co jest tu
i teraz. Wyciągnij lekcję ze swoich wcześniejszych działań, niepowodzeń czy błędów
i staraj się odnaleźć w nich coś wartościowego. Patrz przed siebie a nie w tył.

VII. Pamiętaj, że nikt od razu nie urodził się mistrzem w danej dziedzinie. Dlatego próbuj, ucz się, inspiruj i motywuj. 

VIII. Jeśli masz zły dzień daj sobie odpocząć i nie tłum w sobie negatywnych emocji.

IX. Postaw na sport. Wysiłek fizyczny powoduje wydzielanie się endorfiny czyli hormonu odpowiedzialnego za dobre samopoczucie i zadowolenie z siebie.

X. Skorzystaj z pozytywnych afirmacji, optymistycznych tapet, posłuchaj wesołej muzyki, obejrzyj komedię, przeczytaj optymistyczny artykuł. Jednym słowem: otaczaj się czymś pozytywnym! 

Na koniec prezentuję Wam kilka źródeł optymistycznego podejścia do życia:
a) artykuły, wpisy na blogach:12, 3, 4 
b) filmy: "Jestem na tak", "Nietykalni", "Choć goni nas czas"
c) muzyka: np: Unwritten - Natasha Bedingfield, Bobby McFerrin - Don't Worry Be Happy
d) cytaty, zwroty, afirmacje: 

"Jestem optymistą, ale optymistą, który bierze ze sobą płaszcz przeciwdeszczowy." Harold Wilson

"Bądź pozytywnie nastawiony do pracy i zarażaj optymizmem wszystkich dookoła. Nigdy nie pozwól zrobić z siebie ofiary i - na miłość boską - baw się dobrze".  Jack Welch

„Widzisz, chciałam mieć lalkę i tatuś o nią poprosił, ale kiedy nadesłano zebrane dary, nie było w nich ani jednej lalki, tylko małe, drewniane inwalidzkie kule. I wtedy to się zaczęło.[...] Należy we wszystkim zawsze dojrzeć jakąś dobrą stronę i cieszyć się z niej, obojętnie jaką. I graliśmy w to od tego czasu. A im trudniej, tym większa radość, gdy się
z tego wybrnie; tylko... tylko, że czasem to jednak za trudne...” Eleanor Hodgeman Porter


     Po tygodniu pracowania nad swoją optymistyczną postawą jestem zadowolona ze swoich dotychczasowych osiągnięć. Złośliwy głosik ucichł a zastąpiły go słowa budujące moje poczucie własnej wartości. Nie neguję się już za wszystkie błędy i pomyłki. Nie boję się również podjąć działanie z obawy przez ewentualną porażką. Realnie oceniam swoje możliwości oraz cele jakie chcę osiągnąć i w związku z tym nie stawiam sobie zamierzeń niemożliwych do osiągnięcia. Polecam każdemu z Was by spróbował bardziej optymistycznie spojrzeć na siebie i swoje otoczenie.